Comment gérer une réservation BeSafe Rate
La gestion des réservations BeSafe Rate est très simple. Dans cette rubrique, nous avons rassemblé les questions les plus fréquemment posées par les clients et les professionnels de l’industrie sur le sujet.
Vous pouvez découvrir les spécifications sur la réception, le calendrier, les modes d’encaissement et la gestion des tarifs. Consultez notre FAQ pour en savoir plus.
Per qualsiasi altro dubbio compila il modulo dedicato ed un nostro consulente si metterà in contatto con te quanto prima.
Réception, délais et modalités d’encaissement
Quand dois-je encaisser ?
BeSafe Rate est un tarif prépayé et en tant que tel, il prévoit l’encaissement immédiat de la part de l’hébergement de vacances, selon la modalité que celui-ci préfère.
Une fois le paiement effectué, l’établissement devra signaler l’encaissement dans son Espace Réservé BeSafe Rate, activant ainsi les couvertures en faveur des voyageurs.
J’ai reçu une réservation BeSafe Rate. Que dois-je faire ?
Si votre établissement utilise une gestion intégrée avec le logiciel BeSafe Rate, vous devrez encaisser le montant associé à la réservation, puis déclarer la réservation comme encaissée dans votre espace réservé.
Si vous n’utilisez pas de gestion ou si le vôtre n’est pas intégré, vous devrez accéder à votre espace réservé et entrer la réservation manuellement, en prenant soin de remplir tous les champs requis (date d’arrivée et de départ, montant de la réservation, nom, nationalité et adresse e-mail du client).
Si le montant associé à la réservation a déjà été encaissé, vous pouvez signaler la réservation comme encaissée au moment de l’enregistrement ; si vous n’avez pas encore traité le paiement, vous pouvez enregistrer la réservation comme étant en attente et en changer le statut au moment de l’encaissement.
Quand dois-je changer le statut de la réservation de En attente à Encaissée ou ajouter la réservation dans l’extranet ?
Le changement de statut de la réservation permet l’activation automatique des couvertures d’assurance incluses dans le tarif, de sorte que la déclaration d’encaissement doit avoir lieu immédiatement après le traitement du paiement du séjour.
Tout retard dans le signalement d’encaissement pourrait compromettre la validité des couvertures incluses, qui sont valables à partir du signalement d’encaissement jusqu’au départ.
Que se passe-t-il lorsque je confirme la réception d’une réservation ?
Lors de la confirmation d’encaissement, les couvertures d’assurance incluses dans le séjour sont activées automatiquement.
Ensuite, un e-mail contenant toutes les informations relatives aux couvertures d’assurance incluses dans le tarif (y compris les numéros utiles et les instructions à suivre en cas de besoin d’assistance) est automatiquement envoyé à l’adresse e-mail du client, dans lequel il est demandé de communiquer les noms de tous les participants au séjour auxquels étendre les couvertures d’assurance.
La communication est envoyée en italien pour toutes les réservations dont le client a été enregistré avec cette nationalité et en anglais pour toutes les autres nationalités. Vous trouverez également en annexe le fascicule complet des couvertures en italien et en anglais.
Que se passe-t-il si je NE confirme PAS la réception d’une réservation ?
L’activation des couvertures d’assurance incluses dans le coût du séjour se fait automatiquement au moment où la réservation est signalée comme encaissée dans la rubrique dédiée BeSafe Rate.
Si la réservation n’est pas signalée comme encaissée, les couvertures d’assurance en faveur des voyageurs associés à ces réservations ne seront pas activées.
Aucune commission n’est générée pour ces réservations.
Mon gestionnaire n’est pas intégré/Je n’ai pas de gestionnaire. Que se passe-t-il si je ne saisis pas les données d’une réservation dans l’extranet ?
Les réservations non saisies ne seront pas considérées comme des réservations BeSafe Rate ; par conséquent, pour ces réservations, les couvertures d’assurance ne seront pas activées et les commissions à payer ne seront pas générées.
J’ai reçu une réservation BeSafe Rate. Que dois-je faire ?
Si vous ne voyez pas votre réservation dans votre espace dédié BeSafe Rate, vous pouvez nous envoyer un e-mail à info@besaferate.com ou nous contacter via le chat disponible dans votre Espace Réservé, en nous communiquant le nom du client et le numéro de la réservation.