Un Property Manager System è un programma che viene utilizzato all’interno degli esercizi ricettivi che permette di controllare numerosi processi, tra cui la pianificazione delle camere, il check-in e il check-out e la fatturazione. I PMS possono essere di due tipologie, quelli installati sul Pc dell’azienda o basati sul Cloud (il sistema si trova sui server dei provider del servizio).
In base alla loro completezza, i software possono essere di supporto anche per altre task, fra cui la gestione del magazzino, l’analisi del revenue e la pianificazione tariffaria. In base alla qualifica di chi accede al PMS, il sistema può fornire informazioni differenti. Pertanto, è indubbio che il software offra vantaggi a tutti gli operatori di esercizi ricettivi.
Le caratteristiche di un Property Management System
Come già detto, più un PMS è completo, più permetterà di effettuare azioni utili per la gestione di una struttura ricettiva.
Sul mercato sono disponibili moltissimi PMS, ciascuno con caratteristiche differenti. È fondamentale infatti scegliere il software giusto in base alla tipologia di struttura e alla dimensione della stessa. Tuttavia, esistono delle caratteristiche base presenti in ogni software sul mercato:
- garanzia di assistenza e supporto dopo l’acquisto;
- gestione e personalizzazione dei dati in entrata e in uscita;
- integrabilità della piattaforma con altri sistemi fra cui revenue management, registratori di cassa e sistemi di sala;
- utilizzo del sistema da parte di più operatori nello stesso momento;
- possibilità di generare report statistici sulla base dei dati raccolti dal PMS, sia in formato standard sia personalizzati;
- capacità del software di aggiornarsi e di essere in linea con nuove normative;
- interfaccia user-friendly.
Il panorama ricettivo italiano ha in gran parte compreso l’importanza di questi software, ormai diventati indispensabili per avere una gestione il più rigorosa possibile delle attività di front office e back office.
Perchè i PMS non vengono sfruttati al massimo?
Riuscire a sfruttare al massimo le potenzialità di questi strumenti può portare grandi vantaggi alle strutture ricettive. Tuttavia ciò non capita spesso e, di conseguenza, il mancato utilizzo di questi strumenti determina la perdita di numerose opportunità per una struttura.
Spesso infatti gli esercizi ricettivi non comprendono la reale utilità di questo particolare strumento e il risultato che ne deriva è un utilizzo basico di software molto evoluti. Ciò dipende soprattutto da una mancanza di adeguata formazione agli operatori, che si limitano ad inserire solo i dati sufficienti alla registrazione del cliente, tralasciando informazioni aggiuntive con un elevato potenziale.
Senza affrontare l’aspetto fiscale e amministrativo del software, si può affermare che il PMS può essere visto come una miniera di micro dati per la struttura. È fondamentale inserire tutte le informazioni relative ai clienti, in modo tale da creare un archivio da cui poter gestire in maniera ottimale i clienti acquisiti. Inoltre, questi dati aggregati sono fondamentali per altre due finalità:
- comprendere dinamiche e caratteristiche degli ospiti;
- trarre informazioni utili per lo sviluppo di strategie di vendita e marketing.
I dati estrapolabili dal Property Manager System dunque risultano essere funzionali allo sviluppo di attività decisionali operative, tattiche e strategiche.
Alla luce di queste informazioni, è evidente quanto sia fondamentale la presenza di un PMS per ogni struttura ricettiva. Questo software può essere considerato infatti lo strumento tecnologico più importante da cui partire, per sviluppare un sistema composto da diversi strumenti ormai indispensabili, ovvero il Channel Manager e il Booking Online.