L’intervento di strumenti tecnologici all’interno di realtà alberghiere e strutture ricettive può sembrare scontato, soprattutto in quest’epoca caratterizzata da una presenza costante e totale di strumenti legati al mondo digitale. In realtà non è così, poiché spesso gli esercizi ricettivi non sfruttano la tecnologia al massimo delle sue potenzialità.
Le motivazioni di questo sono varie, soprattutto prendendo in considerazione l’Italia, dove numerosi esercizi sono a conduzione familiare e pertanto hanno un budget limitato da destinare alla tecnologia. Un’altra motivazione consiste nella difficoltà di accogliere il cambiamento. Spesso infatti risulta difficile comprendere che investire sulla tecnologia permette di essere in linea con i competitors.
A questo punto la domanda sorge spontanea: quanli sono gli strumenti e le tecnologie utili alle strutture ricettive? Per rispondere alla domanda riportiamo a seguire una rassegna della tecnologia al servizio dei professionisti dell’ospitalità.
Quali strumenti tecnologici sono utili per le strutture ricettive:
Tre sono i principali strumenti tecnologici necessari a strutture ricettive di piccola e media dimensione: PMS (Property Management System), Channel Manager e Booking Online.
Questi mezzi, in situazioni più dinamiche ed evolute, possono inoltre venire affiancati da altri strumenti: Central Reservation System (CRS) e Revenue Management System (RMS).
PMS
Il Property Management System è un sistema gestionale che permette alla struttura alberghiera di avere una visione generale della struttura sotto molti punti di vista: amministrativo, finanziario, occupazionale e anagrafico. Attraverso questo programma applicativo è possibile gestire la pianificazione delle camere, le attività di check-in e check-out, i conti e la fatturazione.
Channel Manager
Il Channel Manager è un software che facilita le operazioni di distribuzione delle camere e delle tariffe su tutti i canali di vendita. La sua peculiarità consiste nel permettere al singolo hotel di poter aggiornare il numero delle camere in vendita e il relativo prezzo con una singola operazione. La diretta conseguenza è pertanto il risparmio di molto tempo e la possibilità di lavorare in sicurezza, evitando di inserire dei prezzi errati. Ciò grazie all’introduzioni di regole che inibiscono gli aggiornamenti in caso di prezzi troppo bassi o troppo alti.
Le versioni più recenti di questi software operano attraverso due vie, e permettono di non andare mai in overbooking. Lo strumento lavora con il cosiddetto Basket Unico, che permette di avere un numero di camere da vendere su tutti i canali contemporaneamente.
Non appena la camera viene venduta su uno dei canali, il numero totale contenuto nel Basket diminuisce di un’unità, che verrà automaticamente scalata dalla disponibilità di tutti gli altri canali.
Booking Online
Il Booking Online è uno strumento che permette al sito di una struttura ricettiva di vendere le proprie camere e i servizi accessori. Il BOL permette agli acquirenti di scegliere il periodo del loro soggiorno e la tipologia di camera. Il booking online, inoltre, consente di usufruire di tariffe più vantaggiose rispetto a quelle presenti su altri canali di vendita.
Come già accennato, il BOL lavora in contemporanea e in collegamento con il Channel Manager, grazie dunque alla comunicazione a due vie i software parlano tra loro e si aggiornano costantemente. Pertanto, quando verrà effettuata una prenotazione sul Booking Online, automaticamente il numero di camere in vendita presenti nel Channel Manager diminuirà di un’unità.
Central Reservation System
Il Central Reresevation System è uno strumento che lavora in connessione con il Channel Manager e il PMS. Permette alle strutture ricettive di avere un sistema di prenotazioni centralizzato da utilizzare per le richieste offline, in quanto lavora principalmente attraverso i moduli di richiesta.
Anche in questo caso i diversi sistemi in oggetto comunicano e collaborano fra loro.
Revenue Management System
Il Revenue Management System consiste in software che negli ultimi dieci anni hanno subito un forte sviluppo. Questi strumenti lavorano sui dati, sia macro che micro, che fanno riferimento al processo di vendita. Attraverso vari approcci scientifici e metodologici analizzano l’andamento storico di una struttura e i fattori che possono influenzarlo.
L’utilizzo dei RMS non è semplice, in quanto richiede specifiche competenze e persone dedicate ed è difficile trovare questa struttura operativa in strutture di medie e piccole dimensioni. L’obiettivo di questi software è quello di ottimizzare il processo di vendita attraverso la previsione della domanda, grazie all’offerta di tariffe e prodotti che, grazie allo studio dei dati aggregati, risultano più appetibili per il proprio target di riferimento.