Come individuare il channel manager ideale tra i tanti software esistenti
C’era una volta il listino prezzi che l’albergatore faceva appendere fuori dalla porta dell’hotel e pubblicare sui cataloghi di agenzia; poi venne la tariffazione dinamica, il boom delle prenotazioni online e delle O.T.A., e infine, il Revenue Management.
L’impatto travolgente di internet nel mondo del travel ha fatto sì che gli albergatori si dotassero di strumenti informatici per la gestione delle prenotazioni, delle tariffe, e delle disponibilità.
Tra quelli oggi indispensabili per l’ospitalità vi è certamente il Channel Manager.
Cos’è un Channel Manager: significato
Il Channel Manager, letteralmente “Gestore di Canali”, è il software che consente la gestione simultanea di più canali di distribuzione, grazie all’invio di dati relativi a tariffe e disponibilità delle camere. Infatti, in assenza di un channel manager, l’incaricato della struttura dovrebbe aggiornare manualmente i prezzi e la disponibilità delle camere all’interno dell’extranet di ciascun canale di vendita utilizzato, mediante operazioni lunghe e con un alto margine di errore. Grazie al channel manager, quindi, si automatizzano operazioni che sarebbero altrimenti manuali, evitando possibili errori umani.
Come funziona un Channel Manager
Ma come funziona tecnicamente un channel manager? Mediante delle connessioni XML, il channel manager riesce a interfacciarsi con le principali piattaforme online di vendita, mediante un collegamento a due vie. Infatti, da un lato è il channel manager a trasmettere ai portali i dati relativi a prezzi e disponibilità, dall’altro sono i portali a inviare al channel manager le informazioni inerenti alle nuove prenotazioni (o riguardanti modifiche o cancellazioni di prenotazioni preesistenti).
Grazie a tali connessioni, dunque, i canali di vendita ricevono in tempo reale (o quasi) gli aggiornamenti di tariffe e di camere ancora da vendere, e contestualmente, il channel manager scarica le prenotazioni e aggiorna in automatico le disponibilità ai portali, e così via.
Vantaggi e Benefici nell’implementazione di un Channel Manager
Ora che abbiamo compreso come funziona e perché è fondamentale oggi dotarsi di un Channel Manager, possiamo riassumere quelli che sono i vantaggi e i benefici che da esso derivano:
- Incremento Prenotazioni e Profitti: indubbiamente, grazie all’automazione dell’invio di tariffe, si ha la possibilità di ottimizzare le vendite, aumentando le prenotazioni e, di conseguenza, il fatturato.
- Riduzione Rischi Overbooking: un altro vantaggio considerevole è costituito dalla riduzione dei rischi di overbooking, ovvero la vendita di camere che eccede il numero di quelle effettivamente disponibili. Infatti, operando manualmente, si rischia di incorrere in situazioni di overbooking molto più frequentemente, poiché l’aggiornamento della disponibilità non è eseguita in maniera costante e abbastanza veloce.
- Maggiore Flessibilità Lavorativa: abbiamo detto di come il channel manager consente di ridurre considerevolmente il lavoro manuale di aggiornamento tariffario, lasciando così al Revenue Manager tempo prezioso da dedicare ad altre attività fondamentali per ottimizzare la strategia di vendita.
Come scegliere un Channel Manager: fattori da valutare
Una volta comprese le funzionalità e i benefici derivanti dall’adozione di un channel manager, l’attenzione va posta sulla scelta del software ideale per la propria struttura.
Al fine di indirizzare la decisione verso la soluzione migliore, occorre prendere in considerazione alcuni fattori determinanti:
- Budget e Prezzo: in primis, per non gravare sui costi aziendali, dovremo valutare il budget a nostra disposizione e il prezzo richiesto per l’adozione di uno specifico Channel Manager.
- Supporto & Connettività: altri due elementi decisivi per la nostra scelta finale sono il livello di supporto e assistenza che il software fornisce, e la capacità di connessione con quanti più canali di vendita possibili (o quantomeno con quelli che si ha intenzione di utilizzare).
- Gestione dei Pagamenti e delle Promozioni: un aspetto oggi più che mai fondamentale è la gestione dei pagamenti online per cui il nostro channel manager dovrà prevedere soluzioni per automatizzare gli incassi, oppure integrarsi con gateway di pagamento esterni, proprio come fa BeSafe Pay. Un’altra funzionalità rilevante è la gestione delle offerte e promozioni, necessaria per mettere in atto la propria strategia di revenue e che dovrà, quindi, essere flessibile e personalizzabile.
- Reportistica: per scegliere il channel manager ideale va certamente analizzata la sezione reportistica, utile sia per comprendere l’andamento della propria attività sia per pianificare azioni di vendita future.
Domande Frequenti
- Quanto costa un Channel Manager? La domanda principale che ci si pone, spesso prima di aver valutato le funzionalità di un channel manager, è proprio quanto costa. Ovviamente non esiste un pricing unico tra le varie software house, e ogni fornitore può variare la propria offerta economica in base al numero di camere e alla tipologia di struttura, nonché alle funzionalità che si intende attivare. Per farsi, comunque, un’idea generica sul prezzo, si va da un minimo di € 500-600 per i software più economici, a un massimo di € 2.000-2.400 l’anno, se si scelgono quelli con più funzionalità.
- Qual è la differenza tra Channel Manager e un Booking Engine? Il booking engine è il motore di prenotazione che è possibile installare sul proprio sito web ufficiale, per consentire di riservare il proprio soggiorno senza intermediazione, risparmiando così onerose commissioni legate alla vendita su canali terzi. La maggior parte dei fornitori di Channel Manager sono dotati anche di Booking Engine e, spesso, lo includono nel pacchetto offerto, ma si può tranquillamente adottare un motore di prenotazione di un fornitore diverso rispetto a quello del channel manager.
- Qual è la differenza tra Channel Manager e un PMS? A differenza del Channel Manager, il PMS (Property Management System) rappresenta il software alberghiero per eccellenza che consente di gestire tutte le attività quotidiane, quali ad esempio: assegnazione camere, fatturazione e pagamenti, housekeeping, invio di comunicazione obbligatorie come l’ISTAT e le Schedine PS, e addebiti di extra. Il PMS nel corso degli ultimi 15 anni ha completamente sostituito i vecchi registri cartacei dove venivano registrate a mano le prenotazioni. Pertanto, essendo il PMS diventato praticamente obbligatorio per chi intende gestire un’attività alberghiera, quando ci si dota di un Channel Manager (che sia fornito dalla stessa società o meno) un aspetto fondamentale da valutare è, senza dubbio, la connettività di questo con il PMS, affinché venga letta la disponibilità reale delle camere automaticamente e in tempo reale. In tal modo, al Revenue Manager non resterà altro che aggiornare e monitorare le tariffe di vendita, grazie alle diverse funzionalità che il channel manager fornisce, senza doversi preoccupare di aggiornare la disponibilità ogni qualvolta avviene una variazione di prenotazioni.
Conclusioni
Dopo aver fornito diversi dettagli e alcuni spunti per comprendere meglio la necessità e i vantaggi del channel manager, possiamo concludere che non esiste un unico software consigliabile indistintamente per qualsiasi attività ricettiva. Possiamo, altresì, affermare che esiste il software adatto alla propria struttura che risponda alle proprie esigenze sia in termini di budget che di funzionalità, nonché di assistenza. I software tech, divenuti ormai indispensabili anche nel mondo dell’ospitalità, possono costituire, se scelti in maniera accurata e sfruttati al meglio, un supporto fondamentale per la gestione quotidiana della nostra impresa, aiutandoci, così, a sbagliare meno e a guadagnare di più.