Cómo identificar el Channel Manager ideal entre los muchos programas existentes
Hace tiempo, existía la lista de precios que los hoteleros colgaban en la puerta del hotel y que se publicaba en los catálogos de las agencias; luego vinieron los precios dinámicos, el auge de las reservas online y el O.T.A., y finalmente, el Revenue Management.
El abrumador impacto de Internet en el mundo de los viajes hizo que los hoteleros se equiparan con herramientas informáticas para gestionar las reservas, las tarifas y la disponibilidad.
Entre los indispensables para la hostelería hoy en día se encuentra sin duda el Channel Manager.
Qué es un Channel Manager : significado
El Channel Manager, literalmente «Gestor de Canales», es el software que permite la gestión simultánea de varios canales de distribución mediante el envío de datos de tarifas y disponibilidad de habitaciones. De hecho, en ausencia de un gestor de canales, el gestor del establecimiento tendría que actualizar manualmente las tarifas y la disponibilidad de las habitaciones en la extranet de cada canal de venta utilizado, mediante operaciones que consumen mucho tiempo y tienen un alto margen de error. Con un Channel Manager , por lo tanto, se automatizan operaciones que de otro modo serían manuales, evitando posibles errores humanos.
Cómo funciona un Channel Manager
Pero, ¿cómo funciona técnicamente un Channel Manager? Mediante conexiones XML, el Channel Manager puede interactuar con las principales plataformas de venta online a través de una conexión bidireccional. De hecho, por un lado, es el Channel Manager el que transmite los datos de precios y disponibilidad a los portales, y por otro, son los portales los que envían al Channel Manager l información sobre nuevas reservas (o sobre cambios o cancelaciones de reservas existentes).
Gracias a estas conexiones, los canales de venta reciben actualizaciones en tiempo real (o casi) de las tarifas y de las habitaciones que quedan por vender, y al mismo tiempo, el Channel Manager descarga las reservas y actualiza automáticamente la disponibilidad en los portales, etc.
Ventajas y beneficios de implementar un Channel Manager
Ahora que hemos entendido cómo funciona y por qué es imprescindible tener un Channel Manager hoy en día, podemos resumir las ventajas y beneficios:
- Aumento de las reservas y de los beneficios: sin duda, al automatizar el envío de tarifas, se obtiene la posibilidad de optimizar las ventas, aumentar las reservas y, en consecuencia, la facturación.
- Reducción de los riesgos de overbooking: otra ventaja considerable es la reducción de los riesgos de overbooking, es decir, la venta de habitaciones por encima de las realmente disponibles. De hecho, al operar de forma manual, se corre el riesgo de que se produzca un exceso de reservas con mucha más frecuencia, ya que la actualización de la disponibilidad no se realiza de forma consistente y lo suficientemente rápida.
- Mayor flexibilidad de trabajo: hemos mencionado cómo el Channel Menager permita reducir considerablemente el trabajo manual de actualización de tarifas, lo que deja al Revenue Manager un valioso tiempo para dedicarse a otras actividades fundamentales para optimizar la estrategia de ventas.
Cómo elegir un Channel Manager: factores a tener en cuenta
Una vez comprendidas las funcionalidades y ventajas de adoptar un Channel Manager, hay que centrarse en la elección del software ideal para su organización.
Para orientar la decisión hacia la mejor solución, hay que tener en cuenta una serie de factores determinantes:
- Presupuesto y precio: en primer lugar, para no gravar los costes de la empresa, tendremos que valorar el presupuesto del que disponemos y el precio necesario para adoptar un Channel Manager concreto.
- Soporte y conectividad: otros dos elementos decisivos para nuestra elección final son el nivel de soporte y asistencia que ofrece el software, y la capacidad de conectarse con el mayor número posible de canales de venta (o al menos con los que se pretende utilizar).
- Gestión de Pagos y Promociones: un aspecto que hoy en día es más fundamental que nunca es la gestión de los pagos online, para lo cual nuestro Channel Manager deberá aportar soluciones para automatizar los cobros, o integrarse con pasarelas de pago externas, tal y como hace BeSafe Pay. Otra funcionalidad relevante es la gestión de ofertas y promociones, necesaria para implementar la estrategia de ingresos propia y que, por lo tanto, debe ser flexible y personalizable.
- Informes: Para elegir el Channel Manager ideal, sin duda hay que analizar el apartado de informes, que es útil tanto para conocer la marcha del negocio como para planificar futuras acciones de venta.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto cuesta un Channel Manager? La principal pregunta que suele nacer a menudo antes de haber evaluado la funcionalidad de un Channel Manager, es cuánto cuesta. Evidentemente, no existe un precio único entre las distintas casas de software, y cada proveedor puede variar su oferta económica en función del número de habitaciones y del tipo de alojamiento, así como de las funcionalidades que se quieran activar. De todo modo, para tener una idea general del precio, este oscila entre un mínimo de 500-600 euros para los programas más baratos, y un máximo de 2.000-2.400 euros al año, si se opta por los de mayor funcionalidad.
- ¿Cuál es la diferencia entre un Channel Manager y un Booking Engine? Un Booking Engine es el motor de reservas que se puede instalar en su propia página web oficial y que permite reservar una estancia sin intermediación, ahorrando así las costosas comisiones relacionadas con las ventas de canales de terceros. La mayoría de los proveedores de Channel Manager también están equipados con un motor de reservas y a menudo lo incluyen en el paquete ofrecido, pero se puede adoptar fácilmente un motor de reservas de un proveedor diferente al del Channel Manager.
- ¿Cuál es la diferencia entre un Channel Manager y un PMS? A diferencia del Channel Manager, el PMS (Property Management System) es el software hotelero por excelencia para gestionar todas las actividades del día a día, como la asignación de habitaciones, la facturación y los pagos, la limpieza, el envío de notificaciones obligatorias como INE y Wepol (página oficial de Comunicación de Datos de la Policía), y el cobro de extras. En los últimos 15 años, el PMS ha sustituido por completo los antiguos registros en papel, en los que las reservas se registraban a mano. Por lo tanto, habiéndose convertido el PMS en algo prácticamente obligatorio para quienes pretenden gestionar un negocio hotelero, a la hora de dotarse de un Channel Manager (ya sea proporcionado por la misma empresa o no) un aspecto fundamental a valorar es, sin duda, la conectividad de este con el PMS, de forma que se lea la disponibilidad real de las habitaciones automáticamente y en tiempo real. De este modo, el Revenue Manager solo tendrá que actualizar y controlar las tarifas de venta, gracias a las diversas funcionalidades que proporciona el Channel Manager, sin tener que preocuparse de actualizar la disponibilidad cada vez que haya un cambio en las reservas.
Conclusiones
Después de haber proporcionado varios detalles y algunas ideas para entender mejor la necesidad y las ventajas de un Channel Manager, podemos concluir que no hay un único software recomendado indistintamente para cualquier negocio de alojamiento. También podemos afirmar que existe el software adecuado para el establecimiento que satisface sus necesidades tanto en términos de presupuesto como de funcionalidad, así como de soporte. El software tecnológico, que se ha vuelto indispensable incluso en el mundo de la hostelería, puede constituir, si se elige con cuidado y se aprovecha al máximo, un apoyo fundamental para la gestión diaria de nuestro negocio, ayudándonos a cometer menos errores y a ganar más.