Molto spesso gli albergatori sentono parlare di business plan, marketing, revenue management, controllo di gestione, e tante altre attività che molto spesso, anziché creare interesse per il miglioramento della propria attività, tendono ad essere accantonate e mai implementate. Una di queste attività è il Business Plan.
Business Plan per strutture ricettive
Il Business Plan è uno dei documenti più importanti per il successo del nostro business, anche in ambito alberghiero. È possibile definirlo come un piano strategico per raggiungere i propri obiettivi di business. Veniamo subito ad alcune domande importanti:
- Come si costruisce un Business Plan?
- È necessario modificarlo nel corso del tempo?
- Quali sono i suoi elementi fondamentali?
Scopriamo in questa breve guida come redigerlo passo dopo passo.
Come redigere un Business Plan
Partiamo da un punto fondamentale: il Business Plan non viene scritto sulla pietra. Il Business Plan è un documento vivo e come tale necessita di un costante aggiornamento ove gli scenari in esso descritti vengono a modificarsi.
Molto spesso il Business Plan viene ridotto solo ed esclusivamente ad una proiezione di possibili scenari economici dove vengono considerati i costi ed i ricavi. In realtà qui ci troviamo di fronte ad un Financial Plan che ci aiuterà ad analizzare i possibili scenari futuri – in genere si analizzano i successivi 3/5 anni – per comprendere quando il conto economico sarà positivo, e quindi genererà profitto, ovvero sarà negativo e di conseguenza genererà una perdita.
Le analisi e gli scenari del Business Plan
Il Business Plan è in realtà un documento molto più complesso ed articolato, dove andremo a descrivere il motivo della nostra analisi, gli scenari politico – economici che possono impattare nel progetto, le attività che andremo a svolgere, lo staff con cui le svolgeremo, i vari stakeholders che parteciperanno direttamente o indirettamente allo sviluppo del nostro progetto.
Molto spesso ci siamo trovati a pensare un progetto, che nella nostra mente funziona come un orologio svizzero, ma poi quando andiamo a descriverlo su carta, delineando i vari passaggi, vediamo che d’improvviso intervengono alcuni ostacoli più o meno insuperabili che impongono un nuovo studio di alcune aree. Alcune volte capita anche di doverlo ridisegnare completamente.
Tutti possiamo creare un Business Plan
Partendo da questo presupposto, identifichiamo nel Business Plan un documento di estrema importanza, ma al tempo stesso riproducibile da tutti.
Facendo un piccolo salto, ogni singola azione che attuiamo ogni giorno identifica la definizione di un Business Plan:
- Predisponiamo un Business Plan per andare a fare la spesa;
- Predisponiamo un Business Plan per organizzare le priorità della nostra giornata lavorativa;
- Predisponiamo un Business Plan nel ristrutturare il nostro appartamento
E via di seguito, ogni azione che attuiamo genera in noi stessi la definizione di un piano strategico per il raggiungimento dell’obiettivo.
Imprese ricettive e progettualità
E perché questo non dovrebbe valere anche per la nostra impresa ricettiva? Non importa quanto grande o complessa che possa essere, il nostro sogno, la nostra vision deve trovare riscontro in un Business Plan in modo da limitare al massimo agenti esterni che impediscano la sua attuazione.
Come inizialmente detto, il Business Plan è un documento vivo. Pertanto dobbiamo immaginare il processo di stesura come un ciclo che, nel caso di elementi che hanno subito variazioni, possa essere articolato nuovamente, per poi essere verificato, e via così fino al raggiungimento dell’obiettivo.
Business Plan step by step
Proviamo ad esaminare il processo in questi passaggi:
- Identificazione del Progetto
- Raccolta dei dati e delle informazioni
- Il proposito
- Fattori di Successo
- Obiettivi
- Attività
- Collaboratori e Organizzazione
- Analisi e Reporting
IDENTIFICAZIONE DEL PROGETTO
- Qual è la finalità del progetto che stiamo per svolgere?
- Quali sono gli ambiti della sua applicazione?
- Cosa dobbiamo considerare nel suo sviluppo e cosa occorre decidere?
In parole più semplici, andremo a raccontare il motivo per cui vogliamo sviluppare il nostro business.
RACCOLTA DEI DATI E DELLE INFORMAZIONI
- Cosa è accaduto nel passato nello stesso ambito di competenza del nostro progetto?
- A che punto ci troviamo oggi?
- Cosa pensiamo accadrà nel futuro?
Ecco uno dei punti di maggior interesse a cui dare un’attenzione molto importante. Dobbiamo essere in grado di scattare una fotografia di cosa è accaduto, cosa sta accadendo e cosa accadrà nel futuro al fine di comprendere se vi sono difficoltà di attuazione da confrontare con lo stato attuale e poi proiettare nel futuro.
IL PROPOSITO
- Cosa faremo?
- Per chi lo faremo?
- Perché lo faremo?
Qui andremo ad analizzare nello specifico quale sia la spinta che ci sta portando a svolgere il progetto, identificheremo i processi che andremo ad attuare, definiremo il mercato di riferimento, e delineeremo i risultati che ci aspettiamo.
FATTORI DI SUCCESSO
- Quale è il vantaggio competitivo del nostro progetto per il quale ci riconosceranno ed avremo successo?
Un altro punto essenziale da analizzare approfonditamente, rispetto al progetto che vogliamo attuare, è quello di avere ben chiaro il nostro vantaggio competitivo. La domanda da porsi è: per quale motivo i clienti dovrebbero scegliere il nostro progetto rispetto ad altri?
OBIETTIVI
- Quale obiettivo raggiungeremo nel medio e lungo periodo?
Qui analizzeremo il risultato che ci prefiggiamo nel medio e nel lungo periodo, ovvero per i progetti commerciali, andremo ad identificare costi e ricavi di attuazione del progetto nel medio e nel lungo periodo.
ATTIVITA’
- Cosa continueremo a fare, inizieremo a fare o smetteremo di fare per raggiungere l’obiettivo?
Nella prima attuazione di un Business Plan andranno individuate le attività che inizieremo a fare e di volta in volta, in un percorso circolare: cosa smetteremo di fare, continueremo a fare o inizieremo a fare sempre finalizzando le attività all’obiettivo da raggiungere
COLLABORATORI E ORGANIZZAZIONE
- Chi è responsabile per cosa e come interagirà con il gruppo di lavoro?
- Cosa dobbiamo fare per raggiungere le competenze di cui abbiamo necessità?
- Quali saranno le conseguenze finanziarie?
In questo passaggio analizzeremo il più conosciuto “chi fa cosa” in modo da razionalizzare i processi aziendali e definire i riferimenti che possano identificare eventuali criticità e necessità da implementare per il corretto svolgimento dei processi, sempre per il raggiungimento dell’obiettivo.
ANALISI E REPORTING
- Cosa dobbiamo analizzare e cosa dobbiamo seguire come riferimento di andamento del progetto al fine di raggiungere gli obiettivi?
Questa ultima fase è la più delicata in quanto si definiscono i riferimenti che delineeranno l’andamento del progetto, le famose metriche note come KPI. Queste ci permetteranno di misurare la “temperatura” del nostro progetto identificando eventuali correttivi da porre in essere.