Nel 2021 il tema dei termini di pagamento è diventato più stringente che mai e non solo per il COVID-19. La pandemia ha certamente stravolto, tra le altre cose, anche le procedure interne ad ogni attività ricettiva. Ma non solo. A questo ha contribuito anche e soprattutto l’entrata in vigore, il 1 gennaio 2021, della normativa europea PSD2. Tale normativa prevede la procedura SCA, con l’autenticazione a doppio fattore, per poter eseguire transazioni di carte di credito da remoto.
Inoltre, come espresso a più riprese nel corso dei precedenti articoli, le modalità di pagamento adottate sono strettamente correlate alla strategia di revenue management ed alle sue potenzialità di successo.
Per questo diventa di fondamentale importanza analizzare e comprendere quali possono essere le giuste politiche di cancellazione e pagamento per la nostra struttura che siano ottimali su due fronti. Da una parte i termini di pagamento dovranno essere in ottemperanza con le nuove norme e, dall’altra, efficaci per invogliare i potenziali ospiti a prenotare.
Cancellation e payment policy
Prima di vedere nel dettaglio quali sono le condizioni di pagamento più utilizzate e quali le più efficaci, occorre fare una doverosa distinzione tra queste e le politiche di cancellazione.
Infatti, se abbiamo una prenotazione con tariffa che prevede il pagamento direttamente al check-in non significa che questa possa essere cancellata in qualsiasi momento senza penali. Viceversa, avere una prenotazione con tariffa che richiede un prepagamento anticipato (parziale o totale) non necessariamente significa che tale importo non possa essere rimborsato se rispettate determinate condizioni.
Tuttavia, sebbene sia vero che consideriamo queste due policies in maniera distinta, è comunque conveniente mantenere una certa coerenza. Questo per fornire maggiore chiarezza al cliente e, più in generale, per favorire una semplificazione delle procedure interne e della propria offerta.
Termini di pagamento
Quali sono i più utilizzati?
Partiamo, anzitutto, dai due termini di pagamento più utilizzati nel mondo ricettivo:
- Pagamento in loco: richiesto al check-in (in contanti o carta di credito). Viene solitamente associato ad una politica di cancellazione flessibile ovvero che consente la disdetta gratuita fino ad un limite massimo (cut-off date) di giorni prima dell’arrivo.
- Prepagamento totale: generalmente richiesto al momento della prenotazione (tramite bonifico bancario o carta di credito), ma può anche essere stabilito un termine massimo entro il quale effettuare il pagamento. Viene spesso correlato a termini di cancellazione non rimborsabili, che quindi non prevedono in alcun caso il rimborso dell’importo prepagato.
Altre condizioni di pagamento
Inoltre, soprattutto i Villaggi e i Resorts, con ampia disponibilità di camere, adottano altre due soluzioni:
- Caparra e saldo in loco: un importo prepagato al momento della prenotazione ed il saldo al check-in. La caparra può essere non rimborsabile o rimborsabile entro un termine prestabilito mentre per il restante importo, da saldare in loco, può essere impostata una politica flessibile.
- Pagamenti in tranches: una sorta di rateizzazione dell’importo totale della prenotazione che viene dilazionato in più acconti, partendo dalla data di conferma fino alla data di arrivo, personalizzando sia la quota di ogni tranche (es. 20%, 50%, 30%) sia le rispettive scadenze (es. 20% alla conferma, 50% 30 giorni prima dell’arrivo, 20% al check-in). In questo caso, la politica di cancellazione può prevedere la rimborsabilità o meno degli acconti saldati fino alla data di disdetta.